Jika anda adalah seorang IT manager, berada di sebuah perusahaan menengah yang memiliki resource terbatas untuk IT, Solusi apa yang anda lakukan untuk Dokumentasi ? dan seberapa penting bagi anda arti keberadaan Dokumentasi, baik dari sistem IT anda maupun organisasi ? lalu jika masalah ini telah di identifikasi, bagaimana dengan solusi yang bisa anda berikan ? menyimpan dokumentasi anda dalam MS Word, dengan masing masing nama file yang anda urut, dan mencari refrensi kalau ada yang membutuhkan…… dan semakin banyak dokumentasi dalam data anda semakin ruwet bagi anda untuk meng organisir nya, seperti yang kita ketahui, dokumentasi itu selalu bertambah, dan terus bertambah…

Misalkan, dalam perusahaan ada user baru, haruskah staff departemen IT anda melakukan hal hal yang sama ? dengan pertanyaan yang sama ke telinga staff anda, misalnya saja, user saya mana ? email saya apa ? bagaimana cara mengakses ke server ini, bagimana kalau saya ingin akses ini, dimana saya bisa dapatkan colokan listrik, siapa yang harus saya hubungi kalau komputer saya mati ? atau kalau network saya down ? atau kalau saya tidak bisa akses ke server….

Untuk insiden semacam ini anda harus meng track sebuah flow dimana anda bisa meng automatisasi semua proses ini menjadi sebuah proses dengan input yang jelas dan staff anda pun akan bekerja dengan jelas, tidak ada ding dong ding dong masalah, ketika user memiliki masalah A, dan anda telah menyiapkan dokumentasinya untuk diakses oleh user tersebut, sehingga User pun akan berhubungan dengan orang yang tepat, tampa ding dong ding dong masalah.

Lalu, kalau begitu IT butuh solusi, tentu saja yang “ngga bayar” kata para bos bos management, kalau mau yang berbayar, bisa gunakan Sharepoint portal yang merupakan solusi collaboration terbaik tahun ini, namun ? anda membutuhkan dana yang cukup besar untuk mengimplementasikan dan menerapkan ini,  lantas apa yang harus sang Manager lakukan ?

Membuat Wiki tentunya, wiki adalah sebuah collaboration tools yang sangat mudah di pahami (kalau mau) dan sangat mudah  pengorganisiranya, tentu saja penggunaan nya membutuhkan anda untuk membaca sedikit dokumentasi, namun setelah itu anda bisa menmperkaryakan bawahan anda untuk menginstall nya, sebut saja IT support, atau bahkan anda sendiri bisa menginstallnya, yang anda butuhkan adalah sebuah pc ber pentium 3 dan ram secukupnya disertai network card, jika anda malas untuk menggunakan linux, anda bisa gunakan windows 98 SE, lalu anda hanya tinggal menginstall sebuah aplikasi web server dan men setup database untuk wiki anda..

Ini adalah step yang sangat mudah, mengingat untuk menginstall web server sudah tersedia banyak web server Apache, PHP dan MySql yang di bundle menjadi 1, sebut saja Appserv Atau Wamp sudah bisa memenuhi kebutuhan office anda, anda tinggal Install dan ikuti wizard ala windows yang terkenal seperti “Next Next”, jika peraltan hardware nya anda sudah miliki ini hanya akan memakan waktu 30 menit sampai 1 jam untuk mensetup Wiki anda untuk menjadi web dokumentasi.

Tujuan utama dari adanya wiki adalah memberikan kesempatan kepada user untuk saling berkolaborasi dalam ruang lingkup yang terbuka (web). dari sebagian banyak jenis software untuk ber kolaborasi, yang membuat Wiki menjadi canggih adalah kemampuanya untuk memiliki banyak user yang tidak terbatas jumlahnya untuk meng add, edit, share, dan membuat link content dengan lebih mudah, tampa harus mengetahu skema sistem nya seperti apa.

Anggaplah anda seorang manager sebuah produk software dengan ukuran perusahaan kelas menengah. Produk anda terinstall sekitara 25 client, dimana dalam perusahaan anda memiliki 5 orang developer dan 2 orang tester. Semua Code anda tersimpan dalam CVS repository. Anda bisa mengtrack Bug dengan memanfaatkan Bugzilla. Help desk support bisa memanfaatkan RT Sebagai tiket handling, Untuk client housing anda bisa menggunakan SugarCRM. dan semua aplikasi ini berjalan di platform corporate network anda dengan sebuah server sederhana. Dengan sample ini, ditambah dengan media Wiki untuk mendokumentasikan data anda, pekerjaan anda pun lebih mudah, Anda dapat menyiapkan report dalam hitungan menit dari semua platform yang anda gunakan dan manfaatkan.

Seperti yang kita ketahui, banyak Manager yang akan mengacu ke systems yang berbeda beda, untuk meng create report, dan mengulang ulang proses yang sama di setiap minggunya padahal kita tahu batasan itu bisa di hilangkan dengan cara yang mudah ini. Sebuah cara yang termudah adalah dengan menyuruh team anda untuk menginstall wiki dalam departemen anda sehingga mereka bisa memberikan Update terhadap informasi yang di minta. Sehingga dengan keberadaan ini Informasi project akan selalu up to date, Anda stay organized, dan si boss akan selalu mendapatkan lebih dari yang dia inginkan.

Namun ada beberapa hal yang perlu diketahui yang merupakan keterbatasan dari sistem wiki ini ( namanya juga gratis ). banyak para non-technical akan memiliki masalah dalam pemahaman apa itu wiki dan bagaimana cara menggunakanya. Walaupun batasan ini menjadi sandungan namun ini bisa di atasi dengan memberikan sebuah training kecil menggunakan Wiki. Beberapa orang mungkin akan mengerti konsep dari wiki dan bisa memahami wiki syntax. Namun jika tidak, masih terdapat software WYSIWYG editor, yang bisa membantu anda.

Popular wiki software

Ada ratusan feature-rich yang tersedia untuk wiki packages, beberapa diantaranya adalah free. Misalnya saja WikiMatrix memberikan informasi tentang seputar resource wiki software. 3 hal Wiki yang terkenal saat ini adalah:

WikiMedia Merupakan Wiki engine yang di pakai Wikipedia site. menggunakan PHP dan berjalan di sistem LAMP (Linux Apache MySQL PHP) selaini itu mediaWiki dapat menghandle User dalam jumlah besar dan banyak

SocialText ditulis dalam bahasa Perl dan menggunakan MySQL back end. dan sudah terdapat integrated WYSIWYG editor.

MoinMoin Menggunakan Python, simple untuk mensetupnya, dan tidak membutuhkan database

Selamat berwiki